Wszystkie konferencje odbywały się w Centrum Edukacji Przyrodniczo Leśnej SGGW w Rogowie, które również obsługiwało nas logistycznie.

Przy organizacji naszych Konferencji współpracowaliśmy też z Ośrodkiem Rozwojowo Wdrożeniowym Lasów Państwowych w pobliskim Bedoniu.

Tematyka dotyczyła ukierunkowanych na leśnictwo zagadnień z geomatyki (koncentrując się zwykle na 3-5 sesjach tematycznych na każdej konferencji).

Konferencje nasze cieszą się ogromnym zainteresowaniem wyrażającym się dużą frekwencją i aktywnością uczestników (zawsze ponad 200 osób).

Autorzy referatów reprezentowali naukę leśną, współpracujące przy tworzeniu leśnego SIP firmy komercyjne i oczywiście zaangażowanych geomatycznie pracowników Lasów Państwowych.

Uczestnikami każdej konferencji byli przede wszystkim pracownicy różnych szczebli zarządzania Lasami Państwowymi, a także kadra naukowa związana z leśną geomatyką, słuchacze geomatycznego studium podyplomowego prowadzonego na Wydziale Leśnym SGGW, przedstawiciele współpracujących przy tworzeniu leśnego GIS instytucji, BULiGL oraz komercyjnych firm geomatycznych związanych z Lasami Państwowymi.

Każdą konferencję otwierali kierownicy instytucji organizujących je, czyli: 

dyrektorzy generalni Lasów Państwowych i dziekani Wydziału Leśnego SGGW.

Konferencje nasze zaszczycali swą obecnością, a częstokroć również referatami, zaproszeni goście honorowi reprezentujący czołówkę geomatyki polskiej. Do stałych gości należał prof. dr hab. Jerzy Gaździcki, Prezes Polskiego Towarzystwa Informacji Przestrzennej, a kilkukrotnymi gośćmi byli:

-     prof. dr hab. Bogdan Ney,  Przewodniczący Rady Naukowej Instytutu Geodezji i Kartografii,

-     prof. dr hab. inż. Adam Linsenbarth, ówczesny Dyrektor Instytutu Geodezji i Kartografii,

-     prof. dr hab. Wojciech Wilkowski z Politechniki Warszawskiej, Dyrektor Instytutu Geodezji Gospodarczej,  Redaktor Naczelny „Przeglądu Geodezyjnego"

 -   prof. dr hab. Tomasz Borecki, Rektor SGGW.

    Konferencje obsługiwane były przez prasę leśną       i  

                              oraz    fachową    i

Osobami bezpośrednio odpowiedzialnymi za organizację wszystkich konferencji byli: prof. dr hab. Heronim Olenderek z Wydziału Leśnego SGGW oraz Krzysztof Okła (DGLP)                                                                                   

Poszczególne sesje referatowe prowadziły zasłużone dla leśnej geomatyki osoby, najczęściej z grona naukowców lub pracowników Lasów Państwowych.

Celem każdej z konferencji było, obok podsumowania dotychczasowych prac nad wdrażaniem SIP w Lasach Państwowych, omawianie postępów w eksploatacji leśnej mapy numerycznej, zapoznawanie uczestników z wybranymi nowościami w technologiach geomatycznych, relacje z prowadzonych prac naukowo-badawczych z dziedziny geomatyki, przegląd wykorzystywanych praktycznie i możliwych potencjalnych zastosowań leśnego SIP w kontekście zarządzania – z punktu widzenia kierownika jednostki organizacyjnej Lasów Państwowych.   

Kilka godzin przeznaczonych było zawsze na dyskusje i wymianę poglądów pomiędzy uczestnikami konferencji, podczas których formułowano wnioski, mające za zadanie usprawnianie użytkowania geomatyki leśnej zarówno w PGL LP, jak i na uczelniach przygotowujących kadrę geomatyków dla Lasów Państwowych. Wnioski adresowane były najczęściej do Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych, a sprawozdanie z ich realizacji było pierwszym punktem następnej konferencji.

Bywały też sesje terenowe, gdzie można było zapoznać się z praktycznym działaniem niektórych narzędzi geomatycznych.
W przerwach pomiędzy obradami można było oglądać galerie posterów prezentujących osiągnięcia w zakresie geomatyki leśnej (nawiązujące każdorazowo do tematyki spotkania) oraz stoiska firm komercyjnych oferujących sprzęt lub produkty geomatyczne.

Kilka godzin w ramach każdej konferencji poświęconych było różnego rodzaju atrakcjom (np. ognisko, przejazd kolejką wąskotorową, zwiedzanie arboretum i okolicznych zabytków, pokazy lotów modeli samolotów, wykonywanie zdjęć uczestnikom konferencji z paralotni).

VII Konferencji (rok 2014) towarzyszyła wystawa dawnych map leśnych zatytułowana „200 lat kartografii leśnej".

Od V Konferencji (mała rocznica) postanowiliśmy zaopatrzyć nasze Konferencje w logo, co – mamy nadzieję – będzie zapowiedzią wielu jeszcze jubileuszy.

Od VI Konferencji zmieniła się nazwa cyklu konferencyjnego na „Geomatyka w Lasach Państwowych". Odpowiednio przerobione zostało również adekwatne do nowej nazwy logo: